Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
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Orthophonie Vocalis prend au sérieux la protection et le respect de la vie privée de ses clients et prend donc les mesures nécessaires pour les garantir.
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COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Lors de la complétion des différents formulaires en ligne, Orthophonie Vocalis collecte les renseignements suivants :
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Nom et prénom du demandeur (si différent du client, par exemple si le service concerne une personne à charge)
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Coordonnées et renseignement sur le client :
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Nom et prénom
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Date de naissance
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Numéro de téléphone
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Adresse courriel
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Adresse postale
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Raison de consultation
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Préférences d’horaire pour le rendez-vous demandé
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Ces renseignements personnels seront consignés au dossier orthophonique électronique du client via Colib. Lorsqu’une plage horaire est acceptée par un client, Orthophonie Vocalis collecte également des informations relatives à la demande de services.
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Pour obtenir des services via Orthophonie Vocalis, il ne sera jamais demandé de fournir un numéro de carte de crédit ou un numéro d’assurance sociale.
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Advenant que le client ait des rapports professionnels à transmettre dans le cadre de l’offre de service, il est entièrement responsable du moyen de transmission utilisé, afin de protéger les renseignements personnels inclus dans ces rapports. Une fois reçus, ils seront hébergés sur les serveurs de Colib.
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Advenant que le processus de prise en charge du client mène à la prestation d'exercices, conseils ou recommandations, la plate-forme Wibbi sera utilisée pour les lui rendre. Un dossier personnalisé pour le client sera créé via Wibbi et les renseignements personnels du client seront stockés sur leur serveurs.
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Orthophonie Vocalis utilise les renseignements collectés pour les finalités suivantes :
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Consignation au dossier professionnel pour toute la durée du service et pour une période de cinq années suite à la date du dernier service offert, comme prescrit par le règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec ;
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Contact ;
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Préparation adéquate des services pour le client.
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SÉCURITÉ
Colib et Wibbi possèdent une politique de protection de la confidentialité et des données personnelles. Voici les liens vers leurs différentes politiques de confidentialité et de sécurité :
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Termes et conditions : https://www.colib.io/fr-CA/Terms
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Politique de confidentialité :
https://www.colib.io/fr-CA/PrivacyPolicy
https://wibbi.com/fr/avis-de-confidentialite-wibbi/
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Sécurité : https://www.colib.io/fr-CA/Security
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PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Orthophonie Vocalis s’engage à ne pas vendre à des tiers ou commercialiser les renseignements personnels collectés. Cependant, il est possible que le professionnel consulté chez Orthophonie Vocalis partage des informations avec des professionnels, dans ce cas uniquement suite à la demande du client et à la signature d’un document en donnant explicitement le droit. En cas de transmission de documents écrits, ils seront transmis de façon sécurisée.
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PÉRIODE DE STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
Sauf si vous avez formellement demandé la suppression de vos données personnelles hébergées par Colib et Wibbi en contactant directement Orthophonie Vocalis, les données recueillies seront conservées aussi longtemps que nous ferons affaire avec Colib et Wibbi. Advenant qu’Orthophonie Vocalis mette un terme à sa relation d’affaires avec Colib et/ou Wibbi, vos données personnelles seront supprimées des serveurs de Colib et/ou de Wibbi, ainsi que toutes les sauvegardes dans un délai maximum de 6 mois. Les informations seront stockées dans les systèmes informatiques, dans des conditions sécurisées, indéfiniment.
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PÉRIODE DE STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS POUR LA PRISE EN CHARGE ORTHOPHONIQUE
Les données recueillies seront conservées pendant toute la durée de la prise en charge ainsi que cinq années après le dernier service offert, conformément au règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec. Sauf si vous avez formellement demandé la suppression de vos données personnelles hébergées par Colib et Wibbi en contactant Orthophonie Vocalis directement, ces données seront stockées sur les serveurs de Colib et de Wibbi, pourvu que nous fassions encore affaire avec ces entreprises. Autrement, vos données personnelles seront conservées sur un disque dur externe par l’orthophoniste responsable de votre dossier.
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DROIT D’OPPOSITION, DE RETRAIT ET DE MODIFICATION
Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels ne figurent plus sur les serveurs de Colib et de Wibbi. Vous avez le droit de demander de modifier vos renseignements personnels.
Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez en informer Orthophonie Vocalis par courriel au info@orthophonievocalis.com
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PERSONNE RESPONSABLE DE LA SÉCURITÉ INFORMATIQUE
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Élise Tougas (elise.tougas@orthophonievocalis.com)
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EN CAS DE FUITES DE DONNÉES
Malgré toutes les précautions utilisées, si une fuite de données est détectée, la personne désignée ci-haut s’engage à vous en informer dans les plus brefs délais. De plus, conformément aux exigences de la Loi 25, les incidents de confidentialité ou toute atteinte aux renseignements personnels qui sont en la possession de Orthophonie Vocalis (ex. : accès non autorisé, utilisation ou communication non autorisée, ou perte pouvant causer un préjudice grave) seront déclarés à la Commission d’accès à l’information et aux personnes touchées.
MODIFICATIONS
Orthophonie Vocalis se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité de manière à respecter la loi.
ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
En utilisant le site web d’Orthophonie Vocalis pour l’inscription à des services, pour contacter un professionnel ou en acceptant des services, vous certifiez que vous avez lu et compris cette politique de confidentialité et que vous acceptez ses conditions.
LÉGISLATION
Orthophonie Vocalis s’engage à respecter les dispositions législatives énoncées dans :
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé RLRQ c P-39.1
Loi 25